Por: MMT. Alberto Faz-Mendoza
CEO en KODEM Consulting Group.
Una de las primera tareas que el empresario debe hacer cuando inicia un proceso de mejora de su organización es determinar la estructura adecuada para ésta. La herramienta de gestión apropiada en este caso es el Cuadro de Responsabilidad o Tablero de Rendición de Cuentas.
Si bien este puede parecer un ejercicio sencillo para su equipo de liderazgo, algunos integrantes de su equipo pueden tener dificultadas cuando llega el momento de crear el Tablero de Rendición de Cuentas para sus propios departamentos.
En esta entrega hablaremos de cinco consejos para apoyar a los empresarios a transitar por este proceso con su equipo.
Primero, establezca una fecha límite para que cada departamento presente un primer borrador de su Tablero de Rendición de Cuentas. Inicie repasando el proceso con cada miembro del equipo y confirme que comprendan que deben enfocarse primero en la estructura, no en las personas.
Es posible que deba sentarse con ellos para ayudarlos a diagramar la estructura correcta para su departamento y apoyarlos para identificar los cinco roles para cada puesto. Tenga en cuenta que este es un proceso en el cual quizá habrá que hacer algunas revisiones antes de lograr el gráfico correcto.
Segundo, deberá ser realista y prepararse para tomar decisiones difíciles. Es posible que tenga a alguien muy bueno en algo que quizá no es lo que requiere su puesto. Es posible que existan personas que no se lleven bien con su jefe y le informen a otra persona. Quizá tenga algún empleado que sea muy confiable, pero cuyas habilidades no se adapten a ninguno de los puesto de su estructura organizacional.
Si quiere que su empresa salga adelante, situaciones como las anteriores no pueden continuar. Lograr su visión es más importante que evitar herir susceptibilidades y conflictos de personalidad. Defina la estructura en función de cómo debería operar su negocio, luego realice un plan para abordar los problemas de las personas.
Tercero, no hay problema si una misma persona ocupa varios puestos. Sucede muchas veces, si una persona está desempeñando las funciones de un puesto en particular, su nombre debe aparecer en ese puesto. Es mejor tener su nombre en varios puestos que cambiar la descripción de su trabajo para ajustarlo a la combinación de responsabilidades que tiene ahora.
El negocio crecerá y entonces no podrá realizar todas las funciones, en ese momento, esa persona puede asumir sólo uno y usted puede contratar o ascender a otra persona.
Cuarto, colabore y haga las revisiones necesarias hasta que lo tenga claro. Póngalo en su lista de oportunidades a abordar en sus reuniones semanales de seguimiento. Tome en cuenta que pasará por varias versiones antes de que escuche un acuerdo en su equipo de liderazgo.
Quinto, prepárese para evolucionar. Recuerde que su estructura deberá cambiar con el tiempo y a medida que su empresa crezca. Su nuevo diseño puede verse muy distinto al que actualmente tiene su empresa, si es así, habrá un periodo de ajuste, pero si se mantiene firme, llegará a un punto en el que se preguntará cómo funcionaba de otra manera. Haga los ajustes que sean necesarios y siga aprendiendo.